Certificado digital, porque você precisa dele?

Essa pergunta não deve ser estranha aos administradores brasileiros, até porque a utilização destes dispositivos virtuais tem se tornado cada vez mais comum, mesmo assim, não se preocupe se você nunca ouviu o termo, ou já ouviu e não sabe exatamente do que se trata. Este texto tem a intenção de esclarecer algumas das suas dúvidas. De antemão é preciso dizer que o certificado digital é sim muito importante para a sua empresa, principalmente se esta atua no cenário virtual, a exemplo de e-commerces, ou se utiliza sistemas de gestão (ERP) para otimizar seus processos.

O que é um certificado digital?

Um certificado digital é um documento eletrônico, responsável por identificar e garantir a integridade da sua empresa em processos que dependem de uma assinatura juridicamente válida. A validação desta, é obtida junto a agências certificadoras, responsáveis por analisar alguns aspectos das atividades da empresa, e só então emitir a assinatura digital, que pode ser utilizada para integrar documentos emitidos no cotidiano da empresa, identificar-se para instituições fiscalizadoras e etc.

Porque sua empresa precisa dele?

Diversas funções na rotina de sua empresa certamente dependerão de algum formato de identificação, assim como a assinatura dos envolvidos em um contrato. Os processos burocráticos tornam-se muito mais simples e seguros pois serão ratificados por uma identidade digital livre de fraudes, que acaba por beneficiar tanto a empresa quanto os clientes. Sistemas ERP são responsáveis por automatizar alguns processos como a emissão de boletos, emissão de pedidos para fornecedores, envio de e-mails de marketing ou corporativos e o recebimento de reclamações e sugestões dos seus clientes, tudo isso torna-se mais rápido se a necessidade de assinaturas e confirmações humanas forem eliminadas, exatamente o que um certificado digital faz. Com essa transferência das atribuições legais de uma assinatura real para a virtual, elimina-se a necessidade de impressão de vários documentos, que agora conservam a mesma validade jurídica daqueles antes impressos.

Vantagens de adquirir a certificação digital!

  • Com o certificado digital sua empresa está dispensada da necessidade recorrente de reconhecer firma em cartório a cada vez que uma assinatura for necessária, diminuindo portanto a carga de trabalho pelos responsáveis por tais tarefas.
  • A possibilidade de fraudes é exponencialmente reduzida, pois os códigos de encriptação tornam cada certificado único!
  • Credibilidade e confiabilidade passam a integrar as qualidades oferecidas por seus métodos de pagamento e de afirmação dos contratos. Desta forma selos podem ser anexados a seus websites, e-mails e etc, transformando essa segurança em mais uma vantagem frente à concorrência.
  • Diminuição da burocracia em serviços rotineiros como emissão de contratos, ou extraordinários como no caso de demissões e a liberação dos respectivos benefícios ao antigo colaborador.

  • Validação jurídica dos seus arquivos digitais, liberando espaço ocupado por almoxarifados e contribuindo para a modernização e otimização dos processos em sua empresa, o que significará a longo prazo uma grande economia de tempo empregado em cada atividade elevando a produtividade e trazendo, por conseguinte, maiores lucros.

  • Redução de custos com papel e demais insumos necessários para a impressão antes constante de documentos a serem assinados, assim como o retrabalho em digitalizá-los para armazenamento em formato digital.

O mundo de hoje é digital e no ramo da gestão não há como ignorar as facilidades que essa virtualização têm trazido, por isso os sistemas ERP tem se tornado tão presentes nas empresas, ainda mais aqueles que contam com integração à internet. Esse mesmo crescimento da popularidade de serviços digitais, acaba aumentando a vulnerabilidade das empresas em face daqueles que utilizam de artifícios tecnológicos para fins ilícitos (crackers e hackers). A certificação digital é apenas uma das formas de se defender contra tais violações e tem sua eficiência comprovada por aqueles que já fazem uso de suas atribuições. Além disso, órgãos fiscalizadores já tem seus servidores operando de maneira integrada, exigindo uma certificação digital para acesso a suas funções, como o SPED Fiscal e contábil, alguns campos restritos da página da Receita Federal, e para assuntos ligados ao FGTS na Caixa Econômica Federal. A emissão de procurações também é simplificada, dispensando as idas ao cartório e o desperdício de tempo e dinheiro para essa tarefa. São muitas as possibilidades que um certificado digital traz para a sua empresa, portanto não deixe de se informar e investir na modernização do seu negócio!

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