A importância do sistema ERP para contabilização

contabilidade

Dentre os departamentos de uma empresa, existe um para qual convergem todas as demais ações, se trata do setor de contabilidade. Nele serão visualizados os efeitos do trabalho de todos os outros departamentos e como eles alteram o patrimônio conquistado pelo negócio em questão. É a partir das análises desse setor que os administradores perceberão quedas ou aumentos de venda, variações nos lucros, custos operacionais e se adequarão às normas fiscais impostas pelo governo. Existem dois tipos de contabilidades a serem discutidas:

Contabilidade Fiscal/Financeira

A contabilidade fiscal ou financeira oferece um posicionamento financeiro aos gestores que se utilizam das ferramentas contábeis apenas para atender as normas fiscais e permanecer dentro da lei, ou seja, informações como: quanto foi vendido no mês, aquisição por novos clientes, investimentos para produção de um novo produto, e etc, estudando e registrando todos os movimentos financeiros (compra e venda) da empresa. Porém diferente da contabilidade gerencial, esta não oferece benefícios que possam ser extraídos dos cálculos contábeis.             

Contabilidade Gerencial

Por outro viés, a contabilidade gerencial, transforma o setor em uma ferramenta poderosíssima para melhorar seus resultados e diminuir seus custos. Fazer uma contabilidade gerencial se trata de analisar as finanças e obter a partir delas, informações que podem ser estratégicas em um maior contexto sendo fáceis para o gestor interpretar os cálculos contábeis. O controle permitido pelo uso de ERP’s, sugere ao gestor empenhar mais tempo em outras funções, descomplicando as questões fiscais a partir de um pensamento inteligente em conjunto com o software de gestão, onde os dados são tratados mais cuidadosamente, buscando soluções para reduzir custos e amplificar resultados. A contabilidade gerencial é pautada em dois conceitos importantes: Ponto de Equilíbrio e Margem de Contribuição.

Ponto de Equilíbrio representa o momento de um negócio, no qual a receita total é igual aos custos totais (RT=CT) – isso para o Ponto de Equilíbrio Contábil – ou seja, a empresa não obtém lucro ou prejuízo, permanece estática. Esse ponto deve ser conhecido pelos administradores e serve como um recurso interessante em tempos de crise como os de hoje. Confira o exemplo abaixo:ponto-de-equilibrio-01

A Margem de Contribuição por sua vez, corresponde ao Preço de Venda subtraindo o Custo da Mercadoria Vendida e as Despesas Variáveis ( PV – CMV – DV), sendo que ambos os cálculos são facilitados com a integração por um sistema de gestão.

Vantagens trazidas pelo sistema ERP

Um sistema ERP traz um planejamento de recursos empresariais, tal planejamento percorre todos os setores da empresa, transformando-os em módulos virtuais, disponíveis para acesso dos administradores e funcionários, encurtando assim a distância entre a informação e quem necessita da mesma. Algumas das vantagens diretas de um ERP para as contabilidades são:contabilidade gerencial

Eliminação da redundância de dados: Comum durante os processos manuais, o retrabalho desperdiça esforço em informações já computadas em algum momento da rotina, ocupando funcionários com operações desnecessárias.

Registros contábeis: Documentos e mais documentos – Aqui está o setor mais propenso a complicações e falhas, afinal, são centenas de notas fiscais, cópias de cheques e recibos em trânsito numa empresa. E a operação manual desses comprovantes está fadada ao fracasso, um pequeno momento de desatenção pode danificar um documento com rasura e a lei exige perfeito estado em cada um deles, imagine a complicação para refazê-lo! Por isso o armazenamento e produção digital desses documentos são tão eficazes, ainda mais operando em um sistema ERP.

Rotinas automatizadas: O armazenamento de registros contábeis é uma vantagem fabulosa dos sistemas ERP como citado acima, mas, o processo pode ficar ainda mais simples, graças às rotinas automatizadas. A partir delas, além de organizar os documentos, é possível interligar a produção de cada um deles, de modo a emiti-los automaticamente na finalização de um processo. Exemplificando, ao precisar repor o estoque, o módulo de gerenciamento de recursos comunicará o setor de compras, que confirmará a compra de novo volume, reservará e emitirá de forma automática os boletos de pagamento, receberá e armazenará as respectivas notas fiscais, ao fim transmitirá tais informações para os contadores internos. Simples, fácil e rápido!

Acesso a informações estratégicas: O conceito de contabilidade gerencial já foi explanado anteriormente, e ao debater as vantagens de um sistema ERP, é possível imaginar o quão grande é o número de análises possíveis a partir do cruzamento de seus dados.

É preciso escolher um software que deixe as informações claras para os profissionais contadores, e permita uma integração das outras áreas empresariais com a contabilidade em suas diversas formas, quanto mais fácil for o entendimento dos dados, melhor será a prospecção de resultados, e a possibilidade de uma gestão eficiente. A contabilidade não pode continuar sendo negligenciada, está na hora de utilizá-la como a ferramenta poderosa que é para multiplicar seus resultados e subtrair seus custos, e os sistemas ERP estão à sua disposição para facilitar essa mudança de pensamento.

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